Nie bądź gapą – rób check listy!

Przez wiele lat był spokój – rzutnik miał tylko jeden typ wejścia. Kiedy wymyślono HDMI, zdarzało się, że nie wiedziałam, co zastanę na sali. Kiedy pojawiło się micro-HDMI w laptopach – przeszłam małe załamanie nerwowe.

Prawdziwy kryzys zaliczyłam kiedy po raz kolejny nie maiłam przejściówki do mojego ślicznego, kochanego, notbuczka, aby podłączyć się u klienta do jego ślicznego, wielkiego ekranu w sali konferencyjnej. Wrrr… No cóż, przynajmniej już sobie nie robię z tego powodu sesji samobiczowaniaJ Na fali tego wszechogarniającego „pip!pip!pip!” sięgnęłam po mój smartfon i zapisałam sobie listę kilku gadżetów, które mam brać ze sobą zawsze, kiedy będę pracować poza domem.

Nie jestem wielkim odkrywcą kół i Ameryk albo drogi do Indii. O wielkiej mocy check listy napisał już niejaki Atul Gawande w książce „Potęga checklisty” – „jeden z najbardziej wpływowych ludzi świata według “Time’a”, autor bestsellerowych “Komplikacji” oraz “Lepiej”, odbył trening na symulatorze lotu, odwiedzał szpitale na całym świecie i rozmawiał z szefami kuchni oraz rekinami biznesu po to, by stworzyć jak najlepszą listę kontrolną i wskazać, jak z niej korzystać, by osiągnąć sukces” – tak pisze o nim Wydawnictwo Znak. Chcesz kupić? Zapomnij! Nakład wyczerpany – ale na Allegro możesz nabyć za trzycyfrową kwotę(!). Ot potęga ograniczonego dostępuJ Za to, jeśli czytasz po angielsku to spoko nabędziesz za pół ceny tej z Allegro. Możesz też popytać kto m i pożyczyć.

Jak mieć zawsze ze sobą to, co potrzeba do pracy?

Głowa to nie śmietnik. Warto oszczędzać cenne zwoje na bardziej zaawansowane procesy niż pamiętnie o trenerskich klamotach.  Ja uwierzyłam w moc check listy i mam niejedną taką. UWAGA – ten wynalazek działa tylko wtedy, kiedy z niego korzystasz. Czyli, jeśli się pakujesz na wyjazd ufając swojej pamięci i rozgarnięciu, to się pakujesz jak ci rozum podpowiada. A ten niestety nie zawsze jest twoim przyjacielem. To znaczy zawsze jest, choć nie zawsze to, co robi doceniasz od razu. Czyli możesz mieć super check listę w super miejscu i z niej nie korzystać. Wtedy jej moc nie zadziała.

W moim smartfonie i kalendarzu mam kilka list, które odpalam na okoliczność pracy jako trener. Dzięki temu nie rozmyślam jadąc na miejsce szkolenia, czy aby mam wszystko co trzeba. Praca trenera to jedno wielkie pole minowe. Czasami już mam nadzieję, że nic mnie nie zaskoczy, ale to tylko złudzenie. Poniżej podaję swoje dwie najważniejsze listy.

  1. LISTA PODSTAWOWA – KLAMOTY SZKOLENIOWE – wożę zawsze bez względu na temat
NOTEBOOK (naładowany!)

ZASILACZ

MYSZKA

PENDRIVE

PRZEJŚCIÓWKI VGA, HDMI

POINTER

BATERIE

SMARTFON (naładowany!)

ŁADOWARKA

SŁUCHAWKI

 

Program (mój scenariusz)

Handouty

Materiały do ćwiczeń

Notatki

Teczka z klipsem

Szczur

Karty

Postity

 

 

Dzwoneczek

Pisaki

Flamastry

Mazaki

Długopisy

Ołówki

Taśma malarska

Guma mocująca

Czyste kartki A4

Nożyk

Leki – jeśli jakieś biorę

 

 

 

Druga lista dotyczy miejsca, gdzie mam pracować. Jak już wiecie, albo się zaraz dowiecie, praca trenera to wielkie pole minowe. Co prawda te miny nie zabijają od razu, ale co najmniej poszarpią nerwy, a po co nam to? To, co poniżej, powstało na bazie zaliczonych wpadek, trudnych momentów i chwil grozy.

  1. LOKALIZACJA SZKOLENIA – o czym pamiętać, o co zadbać przed, w trakcie i po? I dlaczego tak mam?:
  • Jak dojechać – najekonomiczniej/najwygodniej (zależy od twoich priorytetów i umowy z klientem), ile czasu potrzebuję na dojazd? Sen jest bezcennym zasobem i jeśli podróż ma trwać więcej niż 2 godziny, to wolę być dzień wcześniej. Sprawdzam czy PKP czy samochód?
  • Gdzie zaparkować – szczególnie istotne w mieście, street view jest bezcenneJ, często można sobie zarezerwować miejsce parkingowe i nie trzeba nosić daleko tobołków
  • Powierzchnia i kształt sali – czy ćwiczenia, które zaplanowałam będą możliwe do realizacji?
  • Czy są okna i można je otwierać? Zasłony, rolety – bo może potrzebuję salę zaciemnić, jak jest z oświetleniem słonecznym – sala typu szklarnia?
  • Oświetlenie – to jest często słaby punkt – swoją drogą kto projektuje te sale? – czasami po zmroku oświetlenie jest tak słabe, że nie da się odczytać wydrukowanych materiałów
  • Czy na sali nie ma jakich słupów, kolumn, które pomniejszą salę i utrudnią pracę, widoczność
  • Stoły (jeśli potrzebne) – jak ustawić, czy są demontowane (bo jeśli mam taki wielki stół, czyli raczej stolec, z epoki „ważnych narad, bardzo ważnych ludzi”, nie do ruszenia i niedemontowalny?, to trzeba to uwzględnić)
  • Ile potrzebuję krzeseł?
  • Co jest na podłodze? – parkiet, kafle, wykładzina?
  • Flipchart – jaki jest i ile ich potrzebuję?, najgorsze są takie, które robią samodzielnie szpagat, więc przydaje się taśma lub smycz (taka do kluczy albo identyfikatora), żeby związać gościa (wystarczy związać mu dwie nogiJ)
  • Klimatyzacja, wentylacja – w nowo otwartym ośrodku szkoleniowym w Katowicach huczała tak, że po godzinie wszyscy mieliśmy dość…, uczestnicy z alergią lub siedzący w zimnym nadmuchu będą cierpieć
  • Catering będzie w sali czy na zewnątrz – kiedyś zastałam misternie ułożone butelki i szklanki na stołach, tak, że już nie było miejsca na materiały, żal było mi pań, które musiały to zabierać. Jeśli będzie taki termos podgrzewający wodę, to akustyczne wrażenia bezcenneJ
  • Sąsiedzi – Czy obok, za ścianą będzie się coś równoległe działo? Inne szkolnie, pokaz sprzętu kuchennego, czy będziemy się słyszeć, zagłuszać?
  • Hałas – Czy w ośrodku trwa jakiś remont, albo planowane jest koszenie trawy
  • Pokoje – Jeśli śpisz w miejscu szkolenia, to do której masz zwolnić pokój – zazwyczaj mam zgodę, aby zostać do końca szkolenia i móc przed drogą się odświeżyć, przebrać
  • O której możesz wejść do sali i się przygotować? Ja lubię być godzinę przed rozpoczęciem, a idealnie jeśli mogę wieczorem przygotować salę. Raz jednak zdarzyło mi się, że wieczorem wszystko sobie ustawiłam tak, jak tego potrzebowałam, a kiedy rano weszłam do sali, to zastałam z powrotem stare ustawienie. Okazało się, że gorliwy kierownik odpowiedzialny za szkolenia w ośrodku przywrócił rano tradycyjne ustawienie.  Był to jednak i tak hotel z najmilszą i najbardziej ofiarną obsługą na mojej liście TOP 3.
  • Rzutnik – pod sufitem, czy na stoliku, jakie ma wejścia, czy ma głośniki
  • Papier do flipchartu – bez ograniczeń? i w jakim stanie? (na warsztacie strategicznym dla kadry zarządczej w luksusowym hotelu nad morzem zastałam flipcharty robiące szpagaty i papier do flipchartu po przejściach (dramatycznie pognieciony)
  • Przyklejanie na ścianach – jak i czy można? Czasami są specjalne listwy, korek, magnetyczne klipsy. Bywa, że nie wolno niczego niczym przyklejać. Sprawdza się taśma malarska (najbezpieczniejsza, bo nie zostawia śladów).
  • Materiały ze szkolenia – zazwyczaj można spokojnie zostawić na sali do następnego dnia (jeśli masz dwa dni warsztatu). Wolę się zawsze upewnić i zadbać o to, aby nikt ich nie sprzątał. Mnie się jednak zdarzyło, że jeszcze podczas ostatniej sesji jednodniowego szkolenia, gorliwe panie odpowiedzialne za porządek (pałac pod Warszawą), zdążyły zniszczyć 8 tablic korkowych (!) z wypracowanymi materiałami w czasie, kiedy wszystkie 8 grup miało godzinne podsumowanie całodziennego warsztatu na osobnej sali. Kiedy wróciliśmy z trenerami do sal po tablice (nie zdążyliśmy nawet zrobić zdjęć!) – tych już nie było, a sale były posprzątane.

Jeśli coś nie pasuje do moich potrzeb, to zawsze podejmuję wysiłek, że by jak najbardziej zbliżyć się do tego, czego potrzebuję. W większości przypadków DA SIĘ.  Bywa, że obsługa jest bardziej przejęta ode mnie. Obie strony są zadowolone, więc zachęcam cię do uprzejmego szukania rozwiązań, wsparcia, pomocy i stanowczego dopominania się o to, czego potrzebujeszJ Dbasz w ten sposób o komfort i bezpieczeństwo uczestników.

Hotel – mój komfort jest najważniejszy!

Przyznaję się publicznie, że był taki czas, kiedy straszliwie balowałam w grupie trenerów wewnętrznych, na sesjach wyjazdowych train the trainer. Myślę teraz o tym, że niejednej osobie zarwaliśmy wtedy noc, a potem zapewniliśmy koszmarny dzień. Było to jednak wtedy, kiedy mój organizm radził sobie doskonale z takimi akcjami. No i teraz jeśli ja mam nieprzespaną noc, co jest trudne dnia następnego, bo ktoś baluje, to myślę sobie, że to w ramach pokuty, za tamte (mimo wszystko fantastyczne i piękne) czasy

Teraz dbam o mój komfort ze zdwojoną mocą i wręcz maniakalnie sprawdzam, co mnie czeka na miejscu. Oznacza to, że trzeba wykonać telefon i popytać, co znajduje się w miejscu, gdzie będę pracować. Strona obiektu, to nie jest rzeczywistość istniejąca w tym obiekcie. Pisze do was kobieta, która spędziła poza domem kilka tysięcy nocy! – pracując jako trener, konsultant, menedżer, handlowiec, HR Biznes Partner lub zupełnie prywatnie odpoczywając.

Sprawdzam więc:

czy będzie w nocy cisza? – a może będzie: wesele, impreza, dyskoteka, klimatyzator za oknem, hałaśliwa ulica, budowa w pobliżu. No cóż, w 5-cio gwiazdkowym hotelu w Jurmali (na Łotwie) miałam zapowietrzony kaloryfer, który doprowadził mnie do przeprowadzki w środku nocy do innej części hoteluJ Jeśli rezerwuję pokój, to proszę o cichą lokalizację, a po przyjeździe i tak sprawdzam, czy tak jest, jak potrzebuję.

– czy jest basen, sauna – jeśli tylko da się skorzystać, to biorę kostium i klapki i UWAGA: ręczniki, bo okazuje się, że wcale nie jest standardem dodatkowy ręcznik na basen i do sauny… czasem go nie dostaniesz, a czasem kosztuje extra kasę.

Na razie wystarczy – piszcie proszę, jak ten tekst wam pomógł i jakie check listy zrobiliście!

Dodaj komentarz