Latający szczur, czyli jak wydobyć informację zwrotną od uczestników

Kończysz pracę z grupą i warto zebrać informację o tym, co się wydarzyło. O co pytać, jak zapytać, ile czasu na to przeznaczyć? Takie pytanie zadała Justyna – nauczyciel akademicki. Czy czekać…

Bardzo wam dziękuję za obfite odpowiedzi w ankiecie „Ankieta twoich pragnień”. Jeśli  jeszcze nie podzieliłaś się swoimi pragnieniami, to klikaj TUTAJ. Jednym z pragnień wyrażonych w ankiecie, chcę się zająć w tym poście:

„Jakim narzędziem „wydobyć” informację zwrotną od uczestników zajęć?”  No czasami to nie jest łatwe i warto mieć kilka sposobów. Jednak zanim przypomnę sobie tysiąc i jeden sposobów, to zadam ci pytanie:

PO CO CI TEN FEEDBACK? CZEGO CHCESZ SIĘ DOWIEDZIEĆ? CO Z TYM ZROBISZ JAK GO DOSTANIESZ?

Takie najważniejsze pytanie musisz zadać najpierw sobie, a dopiero potem wydobywać informacje zwrotne od uczestników.

Ja na przykład potrzebuję feedbacku od uczestników z różnych powodów, miedzy innymi żeby:

  • Upewnić się, czy mój sposób pracy jest dla nich odpowiedni (tempo, metody, energia) – zwłaszcza, kiedy zajęcia trwają dłużej niż jeden dzień, lub spotkamy się ponownie
  • Dowiedzieć się czy program, który realizuję jest dla nich na odpowiednim poziomie trudności – szczególnie, jeśli nie mieliśmy możliwości dobrze rozpoznać poziomu zaawansowania uczestników
  • Sprawdzić jak działa jakieś nowe ćwiczenie, metoda pracy, etc., – kiedy eksperymentujemy z czymś nowym, jeśli robimy pilotaż programu lub metody
  • Zapytać o komfort pracy, bezpieczeństwo, warunki w miejscu gdzie pracujemy – jeśli akurat ten aspekt jest ważny, np. warsztat wymaga dużego wysiłku emocjonalnego lub jest intensywny z innego powodu, jest po prostu wyczerpujący i wszyscy potrzebują mieć warunki do regeneracji
  • Zweryfikować, czy moje podejrzenia o to, że coś jest „nie halo”, są słuszne – bo mam intuicję lub podejrzenia graniczące z pewnością, że razem z uczestnikami przyjechał jakiś trup w szafie (z nadzieją, że tylko jeden…) i chcemy go wyciągnąć
  • Dowiedzieć się jak zostały zaspokojone indywidualne cele nauki, z którymi przyszli – to zawsze, ever, must!

No i kiedy już wiem co chcę usłyszeć i wiem co z tym zrobię, to dobieram odpowiednią metodę wydobywania.

Jednak szczerze powiem, że samo wydobywanie, kojarzy mi się z ciężką pracą, a ja wolę pracować mądrze a nie ciężko. Zatem, żeby sobie ułatwić życie, od samego początku przygotowuję grunt pod pozyskanie informacji zwrotnej.

Najlepiej do tego służy KONTRAKTOWANIE. To temat rzeka i kompetencja sama w sobie. Tutaj powiem tylko tyle, że kontraktować się z uczestnikami, (czyli dogadywać się) warto na trzech poziomach:

– poziom organizacyjny – czas pracy, przerwy, materiały, co z telefonami, co z nieobecnościami,

– poziom merytoryczny, treści – zakres programu, co będzie a czego nie będzie na tych zajęciach

– poziom psychologiczny – co jest ważne dla mnie i co jest ważne dla uczestników, żeby zrealizować potrzeby, które mnie/ich tu przywiodły, co jest możliwe a co nie i dlaczego.

No dobrze, to, na którym poziomie trzeba się dogadać a propos feedbacku?

Weź pod uwagę, że potrzebujesz ustalić kilka ważnych spraw:

– kiedy zapytasz o feedback? – w trakcie szkolenia, po jakimś ćwiczeniu, na zakończenie pierwszego dnia, na początku kolejnego dnia, na zakończenie całości szkolenia

– o co będziesz pytać konkretnie? – o to, co dotyczy uczestników czy o ciebie, o doświadczenia, o refleksję, o decyzje, o realizację celów

– w jakim celu jest ci potrzebny? – wzmocnienie rozwoju uczestników, informacja o twoim warsztacie

– udzielny jawnie czy anonimowo? – na forum, czy w ankiecie

– w jakiej formie?

Czy już wiesz, gdzie to kontraktować? Forma, czas – to poziom organizacyjny, co i po co – poziom merytoryczny, jawnie/anonimowo – poziom psychologiczny.

OK, pora na mięso!

Poniżej lista konkretna patentów i pomysłów na wydobywanie (choć z założenia coś sobie zostawię na innego posta ), nieuporządkowana totalnie i celowo:

  1. Przygotuj „tradycyjną” ankietę – krótką i treściwą z pytaniami o to, co cię interesuje: np. forma ćwiczeń, utrzymanie energii, tempo, grafika/ilustracje, treści prezentacji, czas pracy – trzeba wrócić do celu tego działania, po co tobie ta informacja. Ankieta, (jeśli jest papierowa), to koniecznie niech się mieści na jednej stronie, ma dobrze widoczną czcionkę. Jest łatwa do wypełnienia. Mieszaj pytania z gotowymi odpowiedziami do zaznaczenia i z odpowiedziami otwartymi – uczestnicy musza mieć czas na wypełnienie i mocno podkreślaj wagę ten informacji dla ciebie – czyli apel osobisty, jako narzędzie motywujące do pisania.

Bardzo mnie irytuje opinia, że ankieta na koniec szkolenia to „happy shit”. Pewnie tak jest, jeśli głównym i jedynym celem jej wypełnienia jest potwierdzenie, że było ok, więc możemy wystawić fakturę. Szczerze? Zdarza się, że całe przedsięwzięcie edukacyjne jest marnej, jakości (powierzchowne lub żadne badanie potrzeb, grupa w konflikcie z osobą zlecającą, brak kontraktu z trenerem co do celu szkolenia, i inne tego typu miny). Nie ma bytów idealnych. Jednak im bardziej zbliżamy się do przekonania o sobie – jestem ekspertem w dziedzinie XYZ – tym bardziej będziesz mieć opór przed braniem udziału w takich wydarzeniach. Czyli ankieta będzie narzędziem w twoich mądrych rękach. Czego tobie i sobie życzę

  1. Ankieta na ścianie – wieszasz na ścianach karki z informacją zwrotną w formie pytań z ocenami do wyboru i uczestnicy przyklejają swoje oceny (jakieś naklejki) lub stawiają ptaszki. To aktywizuje grupę (zwłaszcza, jeśli kartki są w różnych miejscach). Wadą może być tendencja do stawiania ocen/odpowiedzi, które już są widoczne. Potem musisz to jakoś zebrać lub zrobić zdjęcia i opracować.
  2. Gotowe odpowiedzi – przygotowujesz paski z gotowymi wypowiedziami i rozdajesz je uczestnikom, którzy wybierają odpowiedzi i wrzucają do kapelusza. Wadą jest ograniczona możliwość odpowiedzi, ale zaletą forma i czas oraz anonimowość.
  3. Dyskusja i dzielenie się – łączysz uczestników w pary/trójki/czwórki, które rozmawiają ze sobą o tym, co się dla nich wydarzyło ważnego, a potem dzielą się kwintesencją na forum. Szczególnie dobra forma, jeśli dużo się wydarzyło, są emocje, sporo treści i narzędzi i w ten sposób uczestnicy utrwalają swoje przeżycia, odkrycia i wglądy. Ty masz wgląd w zakres „przyswojenia” materiału.
  4. Termometr – wybierasz jeden aspekt, o który chcesz zapytać i robisz termometr/lub inne urządzenie pomiarowe ze skalą odnoszącą się, do tego obszaru. Uczestnicy dostają karteczki Post it i piszą na nich jedno zdanie na temat uzasadnienia swojej oceny, przyklejają w miejscu adekwatnym do ich opinii. Lub dostają plakietki, magnesy i inne cuda, które mocują w odpowiednim miejscu. Koniecznie odnieś się do wyników, skomentuj obraz „temperatury” lub „ciśnienia” w wybranym obszarze.
  5. Zdjęcia – rozkładasz na stole ilustracje lub zdjęcia. Uczestnicy podchodzą i wybierają obraz, który metaforycznie odzwierciedla treść feedbacku. Używam tej metody często na początku szkolenia (dla metafory celu), ale jeśli jej nie wykorzystam na początku, to mogę ją użyć na końcu. Skąd wziąć obrazy? Oprócz gotowych zestawów zdjęć, korzystam z kolorowych czasopism. Mam nawyk wycinania zdjęć, ilustracji z kolorowych magazynów, zanim je wyrzucę. Odkładam wycinki do teczki i wożę ją na każde swoje zajęcia (jak również całą masę innych dziwnych rzeczy). Nigdy nie miałam sytuacji, że ktoś czegoś nie wybrał. Największą korzyścią tej metody jest to, że raczej nie usłyszysz zabójczego tekstu: „ja powiem to samo, co inni”. No chyba, że to jest tekst „to było zajebiste szkolenie”, to jest jedyny nie zabójczy tekst z tej serii. Metafora z użyciem obrazu jest niezwykle mocna, więc możesz liczyć, że wydobędzie bardzo osobiste treści.
  6. Struktura 3Q (Co przestanę robić?, Co zacznę robić?, Co będę kontynuować?,) lub 5Q (Czego będę robić więcej?, Czego będę robić mniej?)– taka struktura feedbacku z jednej strony ułatwia wypowiedź, a z drugiej w jakiś sposób ogranicza. Pytania mogą dotyczyć zarówno uczestników jak i trenera. Wczoraj np., po zakończeniu pilotażowego warsztatu, uczestnicy wypowiadali feedback dla mnie wg. struktury 3Q. Potrzebowałam konkretnej informacji: co w programie pracuje dobrze, co nie działa i nie powinno się powtórzyć, co wprowadzić, bo będzie lepsze, lub teraz tego brakowało. Każdą odpowiedź można pogłębiać lub dopytywać żeby lepiej zrozumieć o co chodzi. Q5 jest przydatne przy programie zawierającym dużo treści i narzędzi, kiedy uczestnicy mają wdrażać jakieś rozwiązania i warto, żeby na koniec programu podsumowali sobie (i trenerowi), co z tego programu biorą dla siebie i w jakim stopniu to chcą wykorzystać. Zazwyczaj daję uczestnikom wybór, żeby podzielili się odpowiedziami na forum na tyle pytań ile chcą.
  7. Struktura DŁONI – każdy uczestnik odrysowuje na kartce swoją dłoń. Na każdym palcu jest jedno hasło lub pytanie. Zestaw pytań trzeba dobrać do tematu twoich zajęć. Uniwersalny zestaw to 5Q. Inny zestaw pytań do DŁONI, to na przykład: Co było dla mnie nowe? Co zastosuję od razu? Co mnie zainteresowało, więc to pogłębię? W czym się upewniłam? Czym się podzielę z innymi? Fajnie działa rysowanie i pisanie pytań razem z uczestnikami: rysujesz dłoń na flipie, w tym samym czasie uczestnicy odrysowują swoje łapki. Potem piszesz pytania na palcach dłoni i uczestnicy piszą razem z tobą. Teraz dajesz np. 3-5 minut na zrobienie notatki a potem dzielą się odpowiedzią na wybrane pytania.

O jeszcze jednej sprawie chcę napisać:

JAK ZAPEWNIĆ DOBRY POZIOM ENERGII W SYTUACJI DZIELENIA SIĘ INFORMACJĄ ZWROTNĄ?

  • Uprzedź uczestników, że w pewnym momencie poprosisz o feedback. Ważne jest, żeby w programie zajęć zostawić na to odpowiednią ilość czasu. Jeśli każdy ma coś powiedzieć na forum, to zarezerwuj 1-3 minut dla każdej osoby. Przy 10-ciu osobach, to 10-30 minut! Obserwuję grupę i po pewnym czasie wiem, ile czasu zajmie im/mnie sesja feedbackowa. Jeśli feedback ma dla mnie duże znaczenie, to obserwuję jak idę z programem i jestem gotowa zrezygnować z jakiegoś ćwiczenia, na rzecz pozyskania informacji, na której mi zależy.
  • Po prostu poproś o informację zwrotną i powiedz, dlaczego to jest dla ciebie ważne: potrzebuję wiedzieć, co mam zmienić, a co chcecie żebym nadal robiła, etc. – uzasadnienie musi być prawdziwe, szczere, wypowiedziane z pełną akceptacją swojej potrzeby i z pełną akceptacją tego, co usłyszysz. Możesz powiedzieć: wy się uczycie (tu mówisz, czego się uczą), a ja się nieustannie się doskonalę jak was tego jeszcze lepiej nauczyć i tak już będzie zawsze (w duchu life-long-learning). Zwłaszcza, kiedy z tą samą grupą pracujesz jakiś dłuższy czas, np. pół roku, albo 3 dni.
  • Gadający patyk albo latający szczur – tytułowe gadżety służą po to, aby uruchomić w dorosłym człowieku Dziecko, które jest z założenia szczere i spontaniczne. W tym celu wożę ze sobą szczura lub lwa – nieduże pluszaki – i kiedy jest sesja feedbackowa, to wręczam pluszaka (lub rzucam i wtedy zwierzę lata) pierwszej osobie i proszę go/ją żeby powiedział/a ….(tu jest informacja, której potrzebuję). Dzięki temu jest więcej energii, pluszak fruwa, bo zachęcam ich żeby to oni wybrali, „kto następny”. Ciekawe rzeczy robią z tymi zwierzętami podczas wypowiedzi…, podobno to może być diagnostyczne, ale ponieważ nie jestem psychoterapeutą, to są bezpieczni
  • Metoda popcorn – przywołuję proces przygotowywania popcornu, który ma tę cechę, że każde ziarno pęka w innym momencie. Więc jeśli ktoś analogicznie będzie gotowy, żeby pęknąć i dać głos na forum, to po prostu to robi. Mówię popcorn i ktoś pęka, czyli mówi, a jak skończy mówić, to znowu mówię popcorn i ktoś kolejny pęka jak ziarenko kukurydzy. Zauważyłam, że uczestnicy bardzo dobrze reagują na ten sposób, ponieważ mają komfort wyboru kolejności wypowiedzi.
  • Kolory, obrazy, ikony – możesz je umieścić w materiałach pisanych, na ścianach, papier, na którym drukujesz ankietę może być kolorowy, rozdajesz kolorowe pisaki, zdjęcia – kolory pobudzają, dodają energii
  • Struktura feedbacku narysowana/zapisana – to ułatwia uczestnikom wypowiedzi – ich energia idzie w mówienie, a nie w przypomnienie sobie, co maja powiedzieć. Nie musisz wtedy drukować tego materiału – wystarczy każdemu czysta kartka na notatki.
  • Na zawał serca lub chiński ochotnik – to ty wybierasz, kto mówi – nie przepadam za tym sposobem, więc nie będę o tym się rozpisywać. Ryzyko jest takie, że ludzie mogą mieć lęk analogiczny jak kiedyś w szkole (Antek do tablicy!). Brrr
  • Sącząca się trucizna – ktoś zaczyna i wypowiedzi są kontynuowane w lewo lub w prawo. Przewidywalność, kto następny ma dwie strony, mobilizuje i wiadomo ile każdy ma czasu na wypowiedź. Zauważyłam, że tę metodę lubią urzędnicy państwowi

Generalnie chodzi o to, żeby było szczerze, z dobrą intencją, bez spinyi wartościowo dla obu stron.

Dodaj komentarz