Jak podawać instrukcje do ćwiczeń, żeby uczestnicy wiedzieli co i jak mają robić

Dawno temu w Krakowie, podczas szkolenia umiejętności menedżerskich, po ćwiczeniu „Kostka Rubika” jeden z uczestników obarczył mnie winą za to, jak zachowywał się w tym ćwiczeniu (a nie postąpił w najlepszy z możliwych sposobów), mówiąc, że źle podałam instrukcję. O tym, co było dalej, napiszę w dalszej części. Teraz zapytam cię, czy zdarzyło ci się kiedyś, że:

  • Skończyłaś podawać instrukcję, a w oczach uczestników pojawił się napis „ale o co chodzi?”!
  • Uczestnicy realizują ćwiczenie, ale inaczej niż się tego spodziewałaś!
  • Podzieliłaś grupę na zespoły  i widzisz, że każda grupa realizuje ćwiczenie inaczej!
  • Las rąk i lawina pytań – każdy pyta o coś innego!
  • Ludzie siedzą i czytają instrukcję, i czytają i czytają zamiast działać!
  • Ćwiczenie ma trwać 20 minut, a po 5-ciu minutach meldują finał!
  • Rezultat ćwiczenia jest inny od zamierzonego (przez ciebie)!

Jeżeli nie masz takich doświadczeń – gratuluję! Jeśli jednak zdarzyło ci się coś takiego, to …

MYŚLĘ, ŻE POCZĄTEK TYCH HISTORII JEST DUŻO WCZEŚNIEJ, NIŻ PODCZAS PODAWANIA INSTRUKCJI … 

Na początek zadam ci pytanie: Jak wygląda twój osobisty materiał do ćwiczeń? Chodzi o taki, którego używasz podczas zajęć. Pewnie jest gdzieś pomiędzy: wariantem minimum (masz większość w głowie, a w scenariuszu jest tylko tytuł ćwiczenia i czas jego trwania), a wariantem maksimum (wielo-stronnicowa instrukcja do gry, którą przygotował jej twórca).

Zaczynałam przygodę trenerską z gotowymi, fantastycznie przygotowanymi materiałami dla trenera. Opis był tak dokładny, że zawierał szczegółowe informacje co trener mówi. Z jednej strony byłam spokojna, ponieważ wiedziałam co mam robić, ale z drugiej strony przerażona, że muszę to wiernie odtworzyć. Często na sali był superwizor, który decydował, czy jestem gotowa do samodzielnej pracy z tym programem. Wtedy dowiedziałam się czegoś o sobie, mianowicie, że ja mam taką cechę konstrukcyjną i nie potrafię pracować na przygotowanych przez kogoś materiałach. Dlatego zawsze potrzebuję je spersonalizować, czyli zrobić po swojemu.

Wtedy wypracowałam sobie sposób pracy z „obcym” manualem, czyli takim, który napisał ktoś inny, nie ja. Robiłam po prostu drugi uproszczony skrypt/scenariusz/manual, taki, który pisałam ja. Były tam moje słowa, były zdania co mam powiedzieć, ale w otoczeniu i w formie, która była moja. Dodawałam jakieś kolorowe elementy, rysunki, symbole i ikonki – to było w czasach kiedy nie było Internetu, Google, Canvy. Nie do wiary jak bez tego można było żyć?

Potem (nadal to było wiele lat temu) zachwycił mnie pewien standard opisu ćwiczeń. Po prostu zakochałam się w nim i od tamtej pory używam go do opisywania ważnych i kluczowych ćwiczeń, które są w moim know-how. Dlatego podzielę się nim z wami, ponieważ dla mnie jest osobistym strażnikiem profesjonalizmu. Subskrybenci mojego Newslettera dostają w prezencie jego wersję w Word i PDF.

MOJA OSOBISTA INSTRUKCJA ĆWICZENIA

Opracowuję ją do takich ćwiczeń, które są wieloetapowe, wielopoziomowe lub po prostu złożone. Rozpisuję je według następujących punktów:

  • tytuł ćwiczenia
  • cel – lub cele, jeśli jest ich kilka, to jest ten komunikat, który słyszą uczestnicy
  • sposób prowadzenia zajęć – jaka forma, ile osób w grupach
  • potrzebne materiały – pełna lista wszystkich gadżetów, również ustawienie sali, jej wielkość
  • czas trwania całości z omówieniem rezultatów
  • przebieg zajęć – krok po kroku opisuję co robię, czasami nawet co mówię, jeśli treść polecenia lub pytania jest istotna i musi być taka sama za każdym razem lub co do słowa podana w określonej formie. Na co zwrócić szczególną uwagę, o co zadbać, co się może wydarzyć i co wtedy zrobić
  • podsumowanie ćwiczenia – konkretne pytania do uczestników i wnioski, jaki powinny się pojawić jako rezultaty ćwiczenia. Bo po coś to ćwiczenie robię.
  • inne możliwości – chodzi o to, że to samo ćwiczenie można wykorzystać w inny sposób, jeśli np. coś się w nim zmodyfikuje, albo dobrze działa w innym temacie

dodatkowo:

  • mam także syntetyczne notatki do części „wiedzowej”, która się łączy z tym ćwiczeniem i stanowi np. wprowadzenie do ćwiczenia lub jest jego kontynuacją
  • narysowane flipcharty lub rysunki, które pokazuję, lub które wykorzystuję do podsumowania ćwiczenia
  • miejsce na notatki – jeśli to jest ćwiczenie, które testuję lub ma ono różne wersje lub różnie pracuje w zależności od grupy i zależy mi żeby wiedzieć jak pracuje w różnych grupach,  albo grupa wypracowuje informacje, które potem mogę wykorzystać do dalszej pracy z tym tematem, z tą grupą. Na przykład: trudne sytuacje z klientami, trudności w komunikacji z innymi zespołami, powody odejść z pracy, przyczyny konfliktów w tej organizacji – to jest materiał, który wykorzystuję potem do tworzenia ćwiczeń (oczywiście z zachowaniem poufności)
  • zdjęcia flipów lub prac grup, które to ćwiczenie robiły – to jest szczególnie pomocne, jeśli ćwiczenie powtarzam po dłuższej przerwie, poza tym czasami inspiruje mnie to do przemodelowania ćwiczenia

Jak to wpływa na jakość podawania instrukcji i jej zrozumienie? Otóż pierwsza korzyść pojawia się już podczas opisywania ćwiczenia według tej formatki. Widzę wtedy, gdzie jest jakaś wątpliwość, niejasność dla mnie samej. Przecież jeśli ja czegoś nie rozumiem, to co dopiero uczestnicy? Czyli samo opisywanie pomaga doprecyzować każdy element ćwiczenia. Druga korzyść jest taka, że jestem w stanie zobaczyć, które momenty są trudne, wymagające uwagi i skupienia. W tych momentach fajnie mieć sprawdzone zdania, pytania, zwroty lub muszę się upewnić, że na tym etapie jest wszystko jasne. Czasami ćwiczenie wymaga tego bezwzględnie. Trzecia korzyść – mam w ten sposób swoje osobiste zasoby ćwiczeń, moje know-how uporządkowane w taki sposób, że tworzenie kolejnych programów jest proste, ponieważ opisane ćwiczenia mam uporządkowane w segregatorze i podzielone tematycznie (może kiedyś zrobię fotkę tych zasobów?)

To są działania przed szkoleniem, które mogą pomóc w podawaniu zrozumiałych instrukcji uczestnikom. Teraz czas na działania na sali z uczestnikami.

JAK POMÓC SOBIE I UCZESTNIKOM ZROZUMIEĆ PRZEBIEG ĆWICZENIA?

Stoisz/siedzisz przed grupą ludzi i – i ja doliczyłam się pięciu możliwości podawania instrukcji do ćwiczeń:

Ustnie opisujesz przebieg ćwiczenia – to sposób, który najbardziej może przyczynić się do nieporozumień. Może jest wystarczający dla prostych i krótkich ćwiczeń, ale nie sprawdzi się przy tych bardziej złożonych. Ryzyko jest takie, że kiedy coś mówisz, to ktoś może cię w tym momencie nie słuchać, ktoś inny może nadać inne znaczenie temu co mówisz, ktoś zapomni potem co mówiłeś. W rezultacie pogubią się podczas realizacji. Permanentnie zdarza się to na przykład podczas wykorzystywania Post-itów – zazwyczaj chcesz, aby na jednej kartce Post It znalazła się tylko jedna informacja, jedno zdanie lub jedno hasło. Mówisz to na kilka różnych sposobów, a i tak znajdzie się osoba lub grupa, która będzie wpisywać wszystko maleńkimi literkami na jednej kartce. Właśnie przedwczoraj tak się zdarzyło. Czy coś mogłam powiedzieć precyzyjniej? Pewnie tak, ale i tak nie mam gwarancji, że to co powiem, druga strona zrozumie tak, jak tego chcę

Dajesz instrukcję na piśmie – już prawie mamy sukces komunikacyjny – a tu się okazuje, że nie do końca. Przecież są istoty, które nie lubią czytać! Zwłaszcza kiedy instrukcja jest długa – wiem coś o tym, bo jestem jedną z takich istot. Poza tym, jeśli wydaje ci się, że instrukcję napisałaś dobrze, to masz rację – wydaje ci się. Niestety, to tylko nasza opinia. Jak każdy produkt – instrukcja do ćwiczenia jest wystarczająco dobrze napisania, kiedy po kilku jej użyciach, okaże się, że każda grupa z którą pracowałeś, poprawnie działała według tego opisu. Jeśli napiszesz ją litym tekstem, bez obrazków, małą czcionką, nudnie – to masz przyczynek do niezrozumienia. Poza tym, ta wersja także ma wady, ponieważ ludzie mają różne tempo czytania, różne wymagania co do skupienia się, różnie przechodzą od etapu działania do etapu analizy. Z tego powodu jedni są na początku a inni już skończyli i się nudzą. Czyli im krótsza tym lepiej. Czasami instrukcję daję tylko jedną na grupę i zachęcam do tego, żeby ktoś ją czytał. Inny wariant: daję instrukcję w oznaczonych częściach i proszę, aby każdy zaopiekował się/wziął odpowiedzialność za swój kawałek i przekazał treść instrukcji innym.

Rysujesz obrazki, schematy, najważniejsze informacje – to moja ulubiona metoda – proste ikonki, które pokazują proces, etapy, czas trwania, najważniejsze zasady – omawiam i wywieszam w widocznym dla wszystkich miejscu. Dla ułatwienia wozisz ze sobą ten rysunek – jeśli powtarzasz ćwiczenie wielokrotnie. Takie graficzne elementy dodaję do pisanej instrukcji.

Demonstrujesz co robić – można odtworzyć na filmie lub przed grupą całość lub wybrane fragmenty ćwiczenia, jeśli tylko można coś pokazać. Dotyczy to takich ćwiczeń lub ich fragmentów, które trener sam lub z pomocnikiem może pokazać na forum. Na przykład co wolno a czego nie wolno,  ćwiczenia konstrukcyjne lub logiczne do ułożenia w przestrzeni. Jest np. takie ćwiczenie „Kajdanki”, które  wymaga demonstracji sposobów, których nie wolno stosować, aby się z kajdanek uwolnić. Zawsze pokazuję i mówię, aby nie było wątpliwości.

Łączysz kilka form, np. ustny opis, z instrukcją na piśmie i ilustracją ogólnie dostępną i/lub demonstracją – to daje największe bezpieczeństwo zrozumienia. Trafia bowiem do osób o różnych preferowanych kanałach komunikacji (jeśli ktoś wierzy, że taki podział istnieje). Kreatywność nie ma granic, a sposób pojawia się najczęściej podczas opisywania ćwiczenia w formatce.

Czy jakiś sposób jest najlepszy?

Myślę, że nie ma najlepszego, ale są takie, które dla konkretnego ćwiczenia są dobre, adekwatne, bezpieczne, pomocne. Wiem, że kiedy opiszesz sobie ćwiczenie według listy, którą wcześniej podałam, to znajdziesz sposób odpowiedni dla twojego ćwiczenia. Co więcej, zobaczysz te momenty, które wymagają twojej precyzji, skupienia i przygotowania.

Jeżeli ćwiczenie wymaga podziału na grupy lub zmiany ustawienia sali, lub przejścia w inne miejsce, np. zebrania się w części sali, to jest dylemat:

KIEDY PODAĆ INSTRUKCJĘ?

Przed podzieleniem na grupy czy po podziale, jak wszyscy siedzą, czy jak się zbiorą w określonym miejscu?

Mnie się najbardziej sprawdza podzielenie treści instrukcji na kilka części. Najpierw mówię do wszystkich, kiedy np. siedzą/stoją razem. Jest to krótki komunikat i jego celem jest zwrócenie uwagi na temat i na cel, przygotowanie do tego co się wydarzy. Potem dzielę na grupy i/lub gromadzę w miejscu realizacji ćwiczenia. Instrukcję podaję wtedy, kiedy grupa jest już skupiona, zainteresowana działaniem. Wtedy jeszcze raz podaję cel, szczegóły realizacji, rozdaję materiały.

A jak sprawdzić zrozumienie? Najprościej zadać pytanie „Czy wszystko jasne”? No nie każdy dorosły lubi na forum pokazać, że akurat dla niego nie Więc może zapytać inaczej, albo po prostu zrobić krótką sesję pytań – jako zaplanowany element, a nie sprawdzian bystrości i błyskotliwości? Czyli na przykład można powiedzieć: „Teraz macie 5 minut na przeczytanie opisu zadania, a potem jeszcze 3 minuty na sesję pytań, żeby wyjaśnić, zapytać mnie o szczegóły”. Dobrze to działa w grupach, grupa jest bardziej śmiała w pozyskiwaniu informacji.

TWOJE AKTYWNOŚCI W TRAKCIE ĆWICZENIA

Ja nie lubię siedzieć, kiedy pracuję z ludźmi. Wolę się poruszać, stać, działać. Zwłaszcza, kiedy jest ćwiczenie, to potrzebuję być przy uczestnikach, aby upewniać się czy praca idzie w dobrym kierunku. Szybko odpowiadać na pytania, reagować, wspierać. Uczestnicy jednak muszą wiedzieć po co to robię, są bowiem takie chwile, żeby byli sami, lub żeby pracowali sami w grupach. Dzięki temu może się pojawić pomiędzy nimi bliższa relacja. Moja rola polega wtedy na tym, aby zadbać o ich komfort pracy, żeby było cicho, świeże powietrze, etc. Podając instrukcję do ćwiczenia trzeba więc pamiętać o tym, żeby powiedzieć jaka jest twoja rola w tym ćwiczeniu, co będziesz robić, na co mogą liczyć.

Jeżeli widzę, że wszyscy schodzą na manowce i jest jakieś totalne niezrozumienie – co się może zdarzyć nawet takim mistrzom jak ja! – to robię totalne STOP i wyjaśniam co trzeba.

PO ĆWICZENIU – PODSUMOWANIE, WNIOSKI.

Podsumowanie i wnioski po ćwiczeniu, to taki sprawdzian z poprawności podawania instrukcji.

Po tym jaka jest jakość wniosków, trafność refleksji, spójność z pożądanym rezultatem – widać czy ćwiczenie poszło dobrze. W ciągu pracy z ćwiczeniem jest wiele momentów, kiedy można instrukcję doprecyzować, żeby uczestnicy mieli dobre i wartościowe doświadczenia.

JEŚLI POMIMO TWOICH STARAŃ i PRZYGOTOWAŃ BYŁY TRUDNOŚCI TO …

Warto mieć na uwadze dwie kwestie:

– pierwsza: trzeba zrobić sobie porządny opis tego ćwiczenia, z którym były kłopoty z przekazaniem i zrozumieniem instrukcji, zebrać swoje refleksje, uwagi uczestników – na świeżo po tym wydarzeniu – formatka opisu ćwiczenia z pewnością będzie w tym pomocna. To jest normalna praktyka i doskonalenie się. Następnym razem będzie lepiej, dzięki tym poprawkom

No i wracając do historii z początku …

Pan się nawet na mnie obraził, co było widoczne przez kolejne 3 dni również dla uczestników i dał temu nawet wyraz w ankiecie ewaluacyjnej, jako jedyny (na kilkanaście przeszkolonych grup w tej firmie) wpisał mi „1” – co oznaczało „beznadziejny trener”.  Akurat to ćwiczenie robiłam już chyba setny raz i instrukcję czytałam z kartki każdej grupie w ten sam sposób. Sama sytuacja i tak była ciekawa i pewnie wrócę do niej przy postawach życiowych i oknie Johari. Sądzę, że ten menedżer nie mógł się pogodzić z faktem, że w ćwiczeniu nie pokazał jaki jest świetny i wyszło na to, że dał się podejść jak większość się daje – bo przecież chodzi o to, aby np. zobaczyć jakie mamy automatyczne reakcje i które są OK, a które warto zmienić.

– druga: za to co się dzieje podczas szkolenia odpowiada zarówno trener jak i każdy uczestnik (mówimy o metrykalnie dorosłych ludziach). Może więc się zdarzyć tak, że wykonasz swoją pracę idealnie, a ktoś w tym momencie odpłynie mentalnie, będzie w innym miejscu, coś mu zaprząta głowę, jest pochłonięty sprawami spoza szkolenia. To kto za to odpowiada? Jeśli ktoś ma wątpliwości albo czegoś nie rozumie i nie pyta, bo … (tu jakieś uzasadnienie), to kto za to odpowiada? Ponownie odwołuję się do potrzeby kontraktu z uczestnikami, gdzie takie kwestie są przywołane i umówione. Pamiętaj jednak, że za zrozumienie wykonania ćwiczenia nie odpowiadasz tylko ty! Uczestnicy także powinni wziąć odpowiedzialność za swoją koncentrację, poziom energii oraz zaangażowanie. Dlatego tak ważne jest kontraktowanie na początku zajęć – kto za co bierze odpowiedzialność.

Więc jeśli nosisz w sobie jakieś poczucie niedoskonałości lub poczucie winy i totalnej odpowiedzialności i potrzebę bycia perfekcyjnym, doskonałym bytem trenerskim – to możesz w tym miejscu trochę jej oddać uczestnikom – gwarantuję ci, że będzie lżej

Dodaj komentarz